Contoh Surat Undangan KKN

Pada program KKN, mahasiswa perlu berkoordinasi dengan banyak pihak. Selain itu, dalam pelaksanaan acara pun tim KKN sebaiknya mengundang beberapa pihak, agar acara terlihat ramai dan berjalan baik. Untuk itulah tim KKN perlu melihat banyak contoh surat undangan KKN, yang dapat digunakan untuk berkoordinasi dengan perangkat desa, atau mengundang warga.

Jadi dalam membuat surat undangan KKN tersebut, pada dasarnya tidak berbeda dengan pembuatan surat formal yang lain dalam sebuah organisasi. Tim KKN hanya perlu menambahkan atau mengubah format sesuai kebutuhan, namun tetap mengindahkan kaidah-kaidah penulisan surat undangan resmi seperti berikut ini:

1. Kop Surat

Meskipun hanya berjalan selama tiga bulan, namun tim KKN juga dianggap sebagai kegiatan resmi. Oleh karenanya, pada contoh surat undangan KKN yang formal pasti akan mencantumkan nama tim KKN sebagai kop surat undangan. Seperti halnya surat formal yang lain, kop surat merupakan penanda awal organisasi yang mengirim surat.

Biasanya, kop surat ini juga dicetak pada amplop yang digunakan untuk mengirim undangan. Namun jika tidak menggunakan amplop, maka ketika melipat surat pastikan kop surat terbaca seluruhnya atau tidak ikut terlipat.

Selain itu dalam membuat kop surat, tim KKN dapat mencantumkan logo universitas di bagian kiri. Diikuti dengan nama tim KKN desa dan kecamatan tempat tim bertugas. Lalu, sertakan pula alamat secretariat, yang dapat ditulis dengan nama kantor desa atau alamat home-base tim KKN, serta, nomor telepon yang dapat dihubungi.

2. Bagian Kepala Surat

Selanjutnya adalah bagian kepala surat. Tim KKN dapat meniru format atau contoh surat undangan KKN yang sudah ada di arsip kampus maupun di desa, yang tentunya tidak akan jauh berbeda. Bagian kepala surat memiliki beberapa sub bagian yang juga umum dikenal pada penulisan surat-surat resmi.

Subbagian yang pertama adalah tanggal surat, yang sangat penting untuk dicantumkan. Selain sebagai penanda arsip, mencantumkan penanggalan secara cermat menunjukkan pengelolaan kegiatan yang baik dari tim KKN. Seringkali ditemui surat dengan tanggal di bagian atas yang keliru, seperti salah menulis bulan atau tahun. Ada pula tanggal surat yang tertulis sama dengan tanggal kegiatan.

Penulisan tanggal surat di bagian atas, tentu saja seharusnya mencantumkan tanggal sebelum kegiatan dimulai. Hal ini menunjukkan bahwa tim yang menyelenggarakan kegiatan bekerja dengan profesional dan tidak membuat acara dengan mendadak. Bagian ini akan memudahkan petugas pengarsipan surat untuk mendokumentasikan surat.

Masih di bagian kepala surat, penomoran surat juga penting bagi tim KKN sebagai dokumentasi surat masuk dan keluar. Tidak ada aturan baku pada penomoran surat KKN, sepanjang penomoran tersebut mencantumkan dengan jelas kode-kode yang mudah dipahami. Setelah itu, lanjutkan dengan lampiran. Tuliskan dengan berapa bendel atau lembar lampiran surat tersebut.

Selanjutnya, beberapa contoh surat undangan KKN ada pula yang menyematkan perihal atau tujuan pembuatan surat. Biasanya penulisan bagian ‘perihal’ ini menggunakan huruf tebal atau garis bawah. Jika surat yang dibuat berisi undangan, maka cukup dituliskan ‘undangan’ dengan cetak tebal.

Menuliskan ‘perihal’ akan memudahkan dan mempersingkat waktu dalam memahami keseluruhan surat. Hal ini karena bagian ini bisa menjadi pokok bahasan dari surat tersebut.

3. Tujuan Penerima Surat

Poin berikutnya adalah menuliskan tujuan penerima surat. Bagian ini merupakan poin yang krusial, karena berkaitan dengan nama dan jabatan orang yang diundang. Pembuat undangan sebaiknya memastikan nama lengkap, gelar, jabatan, serta ejaan yang tepat dari penerima undangan tersebut.

Sebelum mencantumkan nama penerima, ada baiknya salah satu anggota tim KKN melakukan konfirmasi kepada yang bersangkutan, atau melalui pihak terdekat. Hal tersebut untuk meminimalisasi terjadinya kesalahan penulisan nama, gelar, atau jabatan. Tentu saja jika penulisan dilakukan dengan tepat, akan mengurangi pemborosan kertas karena kesalahan penulisan.

Selain nama, hal yang penting untuk dicantumkan adalah alamat penerima. Pastikan menuliskan alamat dengan tepat, agar tidak terjadi kesalahan pengiriman surat. Umumnya, pada kegiatan KKN, perangkat yang diundang adalah pejabat desa atau kecamatan. Untuk itu, undangan dapat menggunakan alamat kantor desa atau kecamatan sebagai tujuannya.

Jasa Konsultan Olah Data aplikasi Eviews Amos Stata Lisrel SPSS Python R-Sstudio SmartPLS Minitab MatLab Mplus, Metode SEM CFO CFS CFA dalam analisis data, jika perlu data dalam bentuk peta digital Arcgis Qgis. Ini tempat yang pas buat kamu mahasiswa mahasiswi yang ingin segera selesai tuntas tugas akhir saat program KKN selesai. Jadi saat KKN di saat itu juga kamu kerjakan skripsi. Memang banyak hambatan, namun tetap ada jalan keluar untuk masalah skripsi. Apa itu? Dosen pembimbing akademik dulu kamu lobby nego bahwa kamu akan mulai ajukan judul atau topik untuk penulisan skripsimu. Selamat mencoba. Jika masih ada hambatan atau kesulitan bisa melalui Jasa Konsultan Skripsi.

Awali dengan kalimat ‘Yang Terhormat’ atau disingkat dengan ‘Yth’, tanpa perlu menambahkan kata ‘kepada’ sebelumnya. Banyak kesalahan yang sering terjadi dalam menuliskan bagian ini yaitu dengan menambahkan kata ‘kepada’ sebelum nama atau jabatan.

4. Membuat Kata Pembuka

Berikutnya adalah kalimat pembuka. Awali kata-kata pembuka dengan menyematkan sapaan ‘Dengan Hormat’ atau sapaan salam yang umum digunakan. Salam pembuka merupakan cerminan sikap sopan serta menghormati pihak penerima. Kata Pembuka yang digunakan dapat menyesuaikan dengan kebiasaan di lokasi tersebut, atau kebiasaan surat-menyurat dinas di kelurahan lokasi KKN.

Setelah itu, lanjutkan dengan paragraf pembuka berupa doa kebaikan serta harapan untuk penerima surat. Paragraf pembuka ini tidak perlu terlalu panjang, cukup dengan 1 paragraf berisi tiga sampai empat baris. Pada intinya, kalimat pembuka merupakan pengantar sebelum menyampaikan isi surat.

Selain sebagai pengantar, kalimat pembuka dapat pula berfungsi sebagai kalimat yang menghubungkan surat dengan pembicaraan sebelumnya. Jadi dalam fungsi ini, penulis surat dapat menggunakan kalimat awal “sehubungan dengan ….” sebagai awalan.

5. Isi Surat

Bagian yang penting berikutnya adalah isi surat. Isi surat tentu saja harus memuat segala hal yang ingin disampaikan dan dicapai bersama melalui surat tersebut. Sesuai dengan tujuan pembuatannya, maka surat undangan harus mencantumkan dengan jelas kegiatan, waktu, serta tempat berlangsungnya acara.

Penting bagi tim KKN yang akan menyebarkan undangan melalui surat untuk mencantumkan sedetail mungkin gambaran acara atau kegiatan yang akan berlangsung. Susunan acara dapat dicantumkan dalam bentuk lampiran, atau jika singkat, dapat dituliskan sekaligus sebagai isi surat.

Sebagai tambahan, di dalam undangan dapat ditulis ketentuan khusus seperti kostum, perlengkapan yang wajib dibawa, atau protokol kesehatan seperti penggunaan masker. Tambahan informasi ini penting diperhatikan demi kelancaran kegiatan yang akan dilaksanakan.

6. Penutup

Kalimat penutup merupakan bagian akhir dari surat undangan KKN, yang berisi harapan kehadiran serta ucapan terima kasih atas perhatian yang diberikan. Sama halnya seperti bagian pembuka, kalimat penutup pun sebaiknya tidak terlalu panjang. Setelah itu, tutup surat dengan salam penutup sesuai dengan salam pembuka yang digunakan di awal, diakhiri dengan tanda koma.

7. Tanda Tangan Dan Stempel

Bagian paling akhir dari surat, seperti yang tercantum pada banyak referensi contoh surat undangan KKN, adalah membubuhkan tanda tangan dan stempel. Tim KKN di lokasi desa biasanya memiliki seorang koordinator dan sekretaris. Pada bagian penutup, kedua orang inilah yang wajib mencantumkan nama dan tanda tangannya di undangan. Tambahkan stempel tim jika diperbolehkan untuk membuat.

Sebelum membuat dan menyebarkan surat, ada baiknya tim KKN melihat beberapa contoh surat undangan KKN yang pernah dibuat atau diarsipkan. Meskipun sederhana, namun surat-menyurat pada kegiatan KKN juga mencerminkan keseriusan tim KKN yang ditugaskan di lokasi tersebut.

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan.